"Quels conseils donneriez-vous sur le marketing d'un événement pour en assurer le succès ?" Maggie était une vétérante en matière d'organisation d'événements. Andy était un novice et il l'avait approchée pour essayer d'éviter ce qu'il croyait être des pièges à éléphants qui l'attendaient.
"Si vous organisez un événement dans un but lucratif", commençait Maggie, "il est alors vital de maximiser la participation. Lorsque l'événement est éducatif ou promotionnel, vous devez veiller à couvrir vos frais, ce qui signifie généralement qu'il y aura un public minimum pour un certain prix de billet. Pour vous assurer que votre événement entre dans la conscience de votre public cible, vous devez savoir qui il est et connaître ses habitudes de lecture, de visionnement et d'écoute. Cela semble très technique, mais c'est surtout une question de bon sens.
Le marketing et la promotion d'un événement impliquent rarement une seule activité. Elle requiert souvent un mélange de compétences créatives, organisationnelles et persuasives, le tout enrobé d'une certaine ténacité.
Invitations
Tout d'abord, il y a une longue liste de personnes que vous connaissez probablement déjà. Il peut s'agir de clients, de fournisseurs ou d'associés passés ou présents qui, selon vous, seront intéressés, dans une certaine mesure, par ce que vous proposez. Ils devraient recevoir une invitation personnalisée qui leur explique en quoi les caractéristiques de l'événement leur seront bénéfiques.
Même si vous ne les connaissez pas tous individuellement, il se peut qu'il y ait quelqu'un dans l'organisation qui puisse vous aider et, si vous disposez d'une base de données sur les relations avec la clientèle, il se peut que des données soient accessibles pour rationaliser l'exercice.
Les invitations par courrier électronique sont certainement plus faciles à organiser mais malheureusement, elles sont aussi faciles à supprimer sans être lues. L'envoi d'invitations peut apporter un peu de valeur ajoutée en utilisant une carte de qualité pour imprimer un billet personnalisé et les détails de l'événement peuvent être inclus dans une brochure à trois volets. Elles sont moins faciles à ignorer et peuvent rester sur le bureau du destinataire pendant un certain temps, ce qui a un impact que ne peut avoir une image à l'écran.
Publicité
Si vous ne disposez pas des coordonnées d'une partie de votre public cible et que vous savez qu'il s'agit probablement de lecteurs de revues spécialisées, de magazines ou de journaux particuliers, il serait judicieux de prendre un peu d'espace publicitaire pour vendre votre manifestation.
Une conception professionnelle de la publicité impressionne toujours. Elle reflète le professionnalisme avec lequel le produit est perçu et crée une attente. Si votre budget le permet, confiez la publicité à un bon graphiste ou à une bonne agence de publicité et ils vous proposeront une série d'alternatives qui vous permettront de vendre votre événement de différentes manières.
Pour ceux qui disposent d'un budget limité, vous devrez peut-être concevoir vous-même la publicité. Si vous n'avez pas d'expérience dans l'art de rédiger des textes publicitaires, voici quelques lignes directrices.
- Veillez à ce que le texte soit direct et précis
- N'utilisez le langage technique que s'il est indispensable
- Répondre aux questions "qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment
- Qui devrait y assister ? Qui organise l'événement ? À qui dois-je m'adresser ?
- Quels sont les objectifs de l'événement ?
- Où aura-t-il lieu ?
- Quand aura-t-elle lieu ?
- Pourquoi devrais-je être intéressé ?
- Comment puis-je confirmer ma réservation ?
- Utilisez votre marque dans la publicité
- Utilisez soit un espace blanc, soit une image frappante pour attirer l'attention sur votre publicité
La preuve a été lue trois fois pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs, notamment dans les numéros de téléphone, les noms de domaine Internet et les adresses électroniques
Votre annonce doit s'adresser directement aux personnes qui ont besoin de vos services au fur et à mesure qu'elles la lisent. Pour ce faire, les mots les plus visibles doivent mettre clairement en évidence l'avantage que votre manifestation leur apporte. Pour la plupart des gens d'affaires, les avantages comprennent généralement
- une grande quantité d'informations utiles
- un lieu pratique
- une courte période de temps
Il est également utile d'avoir une ligne "crochet" qui exige une réponse "Oui", attirant le lecteur dans le détail de la publicité par curiosité. Par exemple
"Cherchez-vous le meilleur séminaire sur le marketing Internet ?"
Enfin, n'oubliez pas les affiches, qui constituent une forme de publicité bon marché et souvent négligée. Les villes dotées de systèmes de transport en commun ont un énorme public captif orienté vers les affaires qui pourrait fixer votre publicité pendant 45 minutes deux fois par jour. Les coûts sont comparables à ceux de la publicité dans les magazines et les journaux et la taille, la position et la forme de votre publicité vous donnent plus de possibilités créatives".
Andy s'est senti un peu étourdi. Son espoir naïf d'obtenir une réponse d'une ligne a disparu il y a environ une demi-heure et son stylo s'est rapidement vidé d'encre alors qu'il essayait de suivre le flot ininterrompu de bon sens de Maggie. La commercialisation d'un séminaire, d'un atelier, d'une exposition itinérante ou de tout autre type d'événement réussi peut représenter plus de travail que l'organisation de l'événement lui-même.