La mise en place du lieu en vue d'un événement est une phase extrêmement importante pour sa réussite. Ce n'est pas un hasard si elle exige une attention particulière aux détails, beaucoup d'expérience et de méthode : il suffit d'une distraction, d'un simple oubli pour tout gâcher ! Pour l'organisation un événement, il faut commencer par fixer la date avant d'entrer dans les détails.
En effet, en cette période de déconfinement, les événements qui se préparent se font nombreux à travers le monde, dont les mariages, l'un des plus beaux jours de votre vie. Avec ces quelques exemples, nous avons souligné l'importance de l'attention au détail, pour ne pas se précipiter le jour J. Voyons les 7 étapes et astuces nécessaires pour atteindre le résultat souhaité.
1. La carte
Tout d'abord, nous commençons par l'inspection.
La disponibilité d'un plan avec toutes les mesures des espaces et des chemins est la base d'une disposition optimale.
Elle permet de prévoir et de planifier ce qu'il est réellement possible d'organiser dans un environnement donné.
Grâce à la carte, il est possible d'optimiser l'espace. Il permet, par exemple, d'éviter de créer des goulots d'étranglement ou des espaces vides, car vous pouvez intervenir en remplissant l'espace avec les décorations les plus appropriées.
À ce stade, il sera possible de faire une liste de tout le matériel nécessaire pour le jour J. Évidemment, après avoir demandé aux responsables de la structure hôte ce qu'il est permis d'utiliser.
2. La signature
La personnalisation du lieu par une utilisation correcte de la marque est très importante pour plusieurs raisons. Et oui, votre mariage se doit d'être exceptionnel.
Il est donc nécessaire de prêter beaucoup d'attention à la disposition des symboles (par exemple les drapeaux et les bannières) et à l'emplacement des affiches, des bannières, des roll-up et des totems sans oublier les panneaux indicateurs. En effet, le jour J de votre événement doit être mémorable.
En outre, pour promouvoir l'événement, il est bon de placer des affiches et des panneaux d'affichage, non seulement à l'entrée du hall, mais aussi le long des rues urbaines et dans les installations publiques locales (après avoir obtenu les autorisations nécessaires).
Dans la ville du débarquement, des organisateurs d'événement professionnels se feront un de vous en charger de tout ça.
3. La réception
La réception doit être aménagée avec un bureau prédéfini ou une simple table recouverte d'une nappe où les hôtesses inscrivent les invités à l'aide de listes compilées spécialement. C'est très pratique pour un mariage ou les invités seront nombreux.
Un conseil pour accélérer la réception : au cas où il y aurait plusieurs catégories d'invités, des badges peuvent être préparés avec l'inscription : presse, orateurs, invités ou sponsors, afin de répartir les listes de manière ordonnée. Ainsi, il n'y aura plus à arranger le jour J.
La réception doit être organisée de manière à ce que toutes les opérations de crédit, d'inscription, de paiement des frais soient effectuées dans les plus brefs délais, le succès de l'événement en dépend. A noter que vous pouvez trouver un large choix de salles de réception idéales pour votre événement en Normandie.
4. Sécurité
N'oubliez pas de vérifier que le lieu choisi est couvert par une assurance. Si ce n'est pas le cas, vous pourrez avoir de litige après votre mariage.
Dans le cas des spectacles, les droits SIAE doivent être réguliers. Le jour J se doit d'être bien organisé.
En outre, s'il y a des invités importants et des objets de grande valeur, un service de sécurité devient absolument nécessaire. Vous pouvez faire appel à des agences de sécurité, il y en a beaucoup en Normandie, la ville où a eu lieu le débarquement.
5. L'équipement technique
Selon le type d'événement, certains équipements techniques seront nécessaires et il est indispensable d'être préparé. Voici les plus fréquents:
Pour l'amplification, certaines astuces sont nécessaires. Par exemple, vérifiez si les orateurs préfèrent des micros fixes ou à broche et si un ou plusieurs micros à glace sont nécessaires pour les questions de l'auditoire. Cela pour éviter de remplacer les matériels le jour J de votre mariage.
De nos jours, de nombreuses personnes utilisent leur ordinateur portable, leur tablette ou un appareil photo pendant les conférences et les réunions ainsi que les mariages. Il faut donc prévoir des prises de courant et des ports USB pourraient s'avérer la clé du succès.
Si un invité étranger est attendu, une traduction simultanée peut être nécessaire. Cette dernière comprend des cabines d'interprétation et des écouteurs pour le public.
Une alternative pourrait être l'utilisation d'un interprète consécutif.
Lors du choix de la salle, il est donc nécessaire de s'assurer qu'elle est adaptée à l'utilisation de tous les supports techniques et audiovisuels nécessaires.
6. Les services
Il n'est pas possible d'installer une cuisine dans les locaux accueillant l'événement ? Ne vous inquiétez pas ! La solution consiste en un menu simple composé de plats froids ou d'un plat chaud facilement stocké avec des chauffe-plats appropriés. Le mieux est de préparer ces plats le jour J même de votre mariage.
Le prestataire de services de restauration doit être choisi avec un soin particulier. Il existe de nombreuses entreprises spécialisées dans ce secteur, mais il est nécessaire d'en choisir une qui garantisse le professionnalisme, le sérieux et la qualité.
Un détail à ne pas négliger : si l'événement dure toute la journée, principalement dans le cas d'un mariage, il faut inclure les frais d'un buffet et d'une pause café.
Cela a également une incidence sur le choix du lieu, qui doit donc disposer d'une salle à côté de celle où se tient le mariage ou la conférence.
7. En ce qui concerne les photos
Il est également judicieux de contacter les professionnels du secteur pour leur fournir des informations précises sur ce que vous souhaitez être photographié. Il est important de faire appel à des professionnels pour les photos du jour de votre mariage. C'est l'occasion rêvée pour mettre en valeur votre robe de mariée. Ces quelques conseils vous aideront à bien préparer votre événement. Ainsi, le jour J, vous n'aurez plus rien à s'inquiéter.